§ 23 Referat Organizacyjny i Promocji Miasta ( Regulamin Organizacyjny UM)

1. Do zadań Referatu w zakresie spraw personalnych należy:
1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
2) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
3) zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych Urzędu,
4) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
5) zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
6) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
7) ewidencja czasu pracy pracowników,
8) wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych,
8) kompletowanie wniosków emerytalno - rentowych.
9) prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych.
10) przyjmowanie pism sądowych, ogłoszeń komornika i wywieszanie ich na tablicy ogłoszeń,
11) prowadzenie spraw związanych z ZFŚŚ,
12) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu spraw osobowych,

2.Do zadań Sekretariatu Burmistrza należą:
1) obsługa centrali telefonicznej, faxu,
2) podejmowanie czynności organizacyjnych, związanych z przeprowadzeniem spotkań, posiedzeń organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,
3) prowadzenie obsługi sekretarskiej i kancelaryjnej Burmistrza i Zastępcy,
4) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
5) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych, będących na stanie sekretariatu,
6) prowadzenie rejestru delegacji służbowych,
7) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Z-cą Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych referatów.

3. Do zadań administracyjno gospodarczych należy:
1) utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd oraz w najbliższym otoczeniu,
2) prowadzenie adaptacji i remontów i napraw oraz konserwacja budynku, Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
3) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
4) zaopatrzenie materiałowo – techniczne Urzędu;
    a) zakup maszyn i urządzeń oraz mebli i materiałów biurowych,
    b) prowadzenie ewidencji środków trwałych i przedmiotów w użytkowaniu będących na stanie referatu,
    c) zamawianie pieczęci urzędowych i ich ewidencja,
    d) zakup i wydawanie środków czystości,
5) prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
6) prowadzenie dokumentacji związanej z utrzymaniem samochodu służbowego,
    a) wydawanie kart drogowych,
    b) rozliczanie paliwa i naliczanie opłat z tytułu zanieczyszczeń,
    c) sporządzanie karty pracy kierowcy,
    d) nadzór nad bieżąca konserwacją samochodu służbowego,
7) prowadzenie archiwum zakładowego,
    a) przyjmowanie dokumentów do archiwizowania zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    b) dokonywanie przeglądu dokumentów i występowanie z wnioskiem o ich niszczenie,
    c) udostępnianie zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumentów będących na stanie archiwum,
    d) załatwianie wniosków wpływających do Urzędu w sprawach dokumentów archiwalnych,
8) zadania związane z ochroną przeciwpożarową Urzędu.

4. Do zadań BHP należy:
2) stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
3) przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
4) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
5) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp,
6) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
7) udział w dochodzeniach powypadkowych,
8) współdziałanie z inspekcją pracy,

5. Do zadań Biura Rady - wydzielonej komórki organizacyjnej Referatu należy zapewnienie obsługi administracyjnej Rady, jej komisji oraz sprawy kancelaryjno-techniczne a w szczególności:
1) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrad tych organów,
2) przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Gminy,
3) przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
4) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
5)podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji,
6) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań.
7) prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady, komisji Rady,
8) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
9) organizowanie szkoleń radnych i członków komisji Rady,
10) współdziałanie i obsługa jednostek pomocniczych miasta,

6. W zakresie informatyki należy obsługa informatyczna Urzędu, a w szczególności;
1) wdrażanie i obsługa systemów komunikacji elektronicznej (poczta elektroniczna, internet),
2) nadzorowanie i administrowanie prawidłowego działania sieci,
3) prowadzenie dokumentacji związanej z zakupami licencjonowanych programów komputerowych oraz innych programów, które nie wymagają licencji oraz ich ewidencjonowanie,
4) prowadzenie niezbędnej dokumentacji związanej z zakupami sprzętu komputerowego oraz prowadzenie ewidencji w zakresie posiadanego sprzętu komputerowego,
5) obsługa techniczna sprzętu komputerowego oraz kontrola serwisu pogwarancyjnego sprzętu,
6) przygotowanie i opracowanie Biuletynu Informacji Publicznej,
7) obsługa techniczna strony internetowej Miasta,
8) obsługa centrali telefonicznej, zapewnienie sprawności łączności telefonicznej oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
9) zapewnienie sprawności urządzeń powielających,
10) opracowywanie planów i rozliczanie wykorzystania środków finansowych na informatyzację w budżecie miasta,
11) nadzór na d realizacją umów dotyczących eksploatacji systemów komputerowych,
12) prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu, a w szczególności:
    a) administrowanie siecią komputerową,
    b) administrowanie bazami danymi,
    c) nadzór nad bezpieczeństwem i ochrona danych,
    d) sporządzanie kopii danych i prowadzenie ich rejestru,
13) szkolenie pracowników Urzędu z zakresu obsługi aplikacji biurowych i wdrażanych systemów.

7. Do zadań w zakresie promocji;
1) promocja gminy, jej walorów osiągnięć na rynku krajowym i zagranicznym,
2) prowadzenie spraw związanych z kontaktami gminy z innymi miastami partnerskimi i samorządami, placówkami dyplomatycznymi,
3) organizacja obchodów świąt państwowych i gminnych,
4) kontakt z mediami,
5) projektowanie i zamawianie materiałów promocyjnych i prowadzenie ich ewidencji,
7) organizowanie pobytu oficjalnych delegacji zagranicznych (z miast partnerskich),
8) prowadzenie spraw związanych z organizowaniem wizyt zagranicznych pracowników Urzędu oraz przyjmowanie delegacji zagranicznych przez władze Miasta,
9) współpraca w zakresie promocji miasta z organami administracji rządowej i samorządowej, stowarzyszeniami i innymi organizacjami,

8. Do zadań w dziedzinie ochrony zdrowia
1) opracowanie i realizacja miejskiego programu rozwiązywania problemów alkoholowych,
2) opracowanie i realizacja miejskiego programu przeciwdziałania narkomanii,
3) prowadzenie punktu informacyjno konsultacyjnego ds. rozwiązywania problemów alkoholowych i przemocy w rodzinie,
4) współdziałanie z organizacjami i instytucjami,
5) obsługa administracyjno kancelaryjna Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,

9. Do zadań z zakresu Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych należą sprawy związane z obronnością kraju, a w szczególności dotyczące:
1) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony,
2) przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
3) współdziałanie z organami wojskowymi,
4) administracji rezerw osobowych w tym rejestracji, poboru i ewidencji,
5) orzekanie o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzeniem gospodarstwa rolnego i uznaniem za jedynego żywiciela,
6) realizacja zadań z zakresu obrony cywilnej,
7) nakładania obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,
8) prowadzenie spraw związanych z akcją kurierską,
9) udzielania pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym,
10) prowadzenie kancelarii tajnej,
11) obsługa biurowo - kancelaryjna miejskiego zespołu reagowania kryzysowego.
10. Do zadań z zakresu ochrony informacji niejawnych należą sprawy dotyczące:
    1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego,
    2) ochrona systemów i sieci informatycznych,
    3) zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,
    4) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
    5) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
    6) opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
    7) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,
    8) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających.